ビッグデータは企業の出張費用を節約できますか？

最近、「三星の女性従業員が出張手当が低いと文句を言って赤信号区に住まなければならない」というニュースが目を引き、三星の第2四半期の営業利益が前年同期比25%減少したことを背景に、三星電子は「ズボンのポケットを締める」政策を始めなければならなかった。しかし、出張費用の管理は企業の従業員満足度を犠牲にすることを代価としなければならないのだろうか。実はそうではありません！

出張費の管理については、財務担当者の第一反応は、会社の費用削減を支援し、会社の不要な支出を減らすことだ。しかし、プラチナの略コンサルティングから見ると、出張費用の管理効果は上記のようなケースの単一の削減費用支出よりはるかに大きく、優れた出張費用の管理方案は同時に財務部の審査作業効率を高め、会社の資金使用率を高め、従業員の満足度を高めるなどの多重優位性を兼ね備えている。これまでプラチナ略財務トレーニングが主催した数回の出張費用管理フォーラムの中で、プラチナはいくつかの優秀な企業の出張費用の制御方法と流れを少し改善して総括して、今回私たちはその中の6種類の典型的な出張費用の制御妙技を選んであなたのために費用の制御構想を開拓します。

　　方法1：承認の削減による効率化

多くの企業では、従業員の出張で予算オーバーが発生することがよくありますが、それに伴って合理的に見える理由もよくあります。例えば、営業部の従業員が会社の上層部の幹部と一緒に顧客を訪問する場合、宿泊基準は必ず「高ければ低くない」であり、それは末端の営業部の従業員にとって予算を超えることになる。また、営業部の同僚が顧客の注文を早く取るために業務接待費が基準を超えていることがよくあります。このような場合、財務省はホワイトリストまたはブラックリストを作成することができます。営業担当者と上司が出張して宿泊基準を高める場合は、自動的にホワイトリストに戻され、承認なしで承認されます。逆に、販売の業務接待費が基準を超えている場合は、ブラックリストに設定することができます。ホワイトリストとブラックリストの定期的な調整により、例外承認の数を減らすことができます。

　　方法2：ビッグデータ管理による支出削減

事前に航空券を予約すると通常は割引が受けられるのはよく知られている常識だが、企業は出張書類の数が多すぎて、最終的に割引が市場でどの程度行われているのか分からないことが多い。一方、オンライン出張予約プラットフォームを通じて、ある航路の一定期間の平均割引率と中位運賃を分析し、それに基づいて従業員が予約した航空券の価格水準を審査することができる。また、企業はこの方法で社内部門間の横方向の比較を行うこともできます。例えば、修理部門の航空券の価格が高い可能性があります。これは、通常、お客様が要求を出すとすぐにお客様の会社に出向き、早めに予約することができないためです。しかし、マーケティング部と販売部の仕事の役割は似ている可能性があり、マーケティング部の平均割引率が10%で販売部が30%である場合は、対応部門になぜこのような違いがあるのかを尋ね、原因を見つけることができます。継続的な調査研究と分析を通じて、優れたやり方を普及させ、不足点を改善し、会社を持続的に改善することができる内部出張政策

　　方法3：合理性審査による低減コスト

本文の冒頭で述べたように、出張費用の支出を抑えることは一般的に、会社が予約したホテルと航空券の出張基準を下げることによって実現されない。このような方法は従業員の苦情を引き起こしやすく、かえって割に合わないからだ。別の方法では、出張の合理性を事前に計画することで、より効率的になることができます。例えば、財務省は調査を通じて、販売部の同僚が上海から南京に出張して顧客を訪問することが多いことを発見した。事前の計画がない場合は、初日の午後に出発し、その夜に1泊が発生し、翌日の昼に顧客先を訪問し、3日目の朝に上海に戻った可能性があります。しかし、事前に訪問手配を理解し、日帰りを合理的に計画すれば、会社は2日近くの家賃を節約することができます。会社は合理的な計画を立てて減少した対応する宿泊支出の部分に対して奨励を行うこともでき、例えば南京を訪問した顧客が日帰りで追加手当があれば、手当の金額は対応する宿泊費用より小さくすることができ、これにより宿泊支出を節約し、従業員の積極性を高めるとともに、1営業日の出勤時間を追加することができる。

　　方法4：金融サービスの利用による削減資金コスト

予備金の代わりにビジネスカードのモデルを使用することで、会社の資金占用を減らし、資金フローへの圧力を緩和することができます。特に、企業が非現地従業員を雇用する場合、このような従業員は通常、高い限度額のクレジットカードを取り扱うことができず、その従業員には長時間の出張で出張代金を大幅に立て替えることが従業員の正常な生活に影響を与える実際の問題が発生する可能性があり、この場合、会社がビジネスカードを統一的に取り扱うことで高い信頼度を得ることができ、上述の問題を解決することができる。しかし、ビジネスカードが無視できない隠れた危険性は、従業員が悪意のある当座貸越消費が発生した場合、会社が相応の返済責任を負わなければならないことである。プラチナ略財務訓練によると、企業は銀行と返済責任の免除を交渉することができ、一般的な操作手順は、できるだけ1ヶ月前に銀行会社の従業員の離職動向を通知し、実際に離職する際には書面で銀行に通知するとともに、従業員が離職する前に会社も借金の状況を把握し、従業員にできるだけ早く借金を返済するように促すべきである。

　　方法5：簡単で透明な旅費政策による管理

いくつかの企業の行政レベルは比較的複雑で、10以上のレベルにも達している。各行政レベルのニーズを満たすためには、行政レベルごとに個別の出張基準を制定する必要があります。全国の各地域の経済発展レベルは異なり、各地域に対して基準を制定すること自体はすでに煩雑であり、大量の基準制定作業は財務部に重荷を負わせることになるが、政策の更新が遅いことは実際の経済と物価の発展状況に合わないことを招き、従業員の苦情が大きいことになる可能性がある。プラチナは行政レベルの多い企業ができるだけ出張基準を簡略化し、いくつかの近い行政レベルを同類基準に分類し、できるだけプロセスを簡略化することを提案した。

　　方法6：手動審査を減らすことにより効率を高める

企業は、カスタマイズされた出張費管理ソフトウェアを導入することで、作業効率を大幅に向上させることができます。通常、典型的な出張電子清算システムには、出張申請と出張申請を含むオンライン申請機能、2.オンライン承認機能、3.出張仕入先集中管理機能、すべての購入リスト内の航空券、ホテルなどの仕入先を含む、4.費用精算のための基準をシステムに書き込むための費用制御機能、例えば、異なる都市や異なる国の宿泊基準、および対応する地域への手当補助基準を入力するとともに、異なる出張距離に対応する交通機関の選択と承認をシステムによって統一的に管理することができる。5.予算管理、管理者は審査時に対応部門の当月全体の出張予算、支出、残高状況を見ることができる。したがって、承認のたびに調べることができるようになります。基準超過が発生した場合は、財務省に単独で承認し、予算を増やす必要があります。そうしないと、費用承認は凍結されます。電子清算システムを通じて、財務審査の要点は10近くから3つに下げることができる。電子清算を実施する前に財務は、審査許可権限が規定の審査許可に合致しているかどうかを審査する必要があります。審査人が署名したかどうかを審査する必要があります。実際のコストセンターが間違って記入しているかどうか、総金額が正しいかどうか、費用が基準を超えているかどうかなど10のポイントがあります。電子清算を使用した後、財務は特殊事項の合理性、領収書の真実、領収書の金額と清算金額が一致しているかどうかなどの内容を審査するだけでよい。出張電子システムの応用により、財務部は作業効率を大幅に向上させ、清算の進度を加速させ、従業員の満足度を高めることができる。