기관 간부는 “ 전화 받기 ” 를 배워야 한다

단장 직원이 몇몇 부서에 전화를 걸어 사람을 찾아 일을 처리할 때 늘 이런 ‘조우를 당하거나 상대방의 말투에 부딪히거나 딱딱하게 다가와 ‘질의 ’를 받아들이는 것처럼 마음이 서러웠다.

혹은 전화를 받는 사람은 “네가 찾는 사람이 없어 ”, “나도 몰라 ”, “전화는 잘 모르겠어.” 대충 대처한 뒤 바로 ‘뚜뚜 ’ 소리, 더욱더 심한 사람, 더 심할 사람이 있다면지도안 계시면 전화 안 받으시고, 전화기 저편에 조급해 하세요.

　　전화를 받다、예의를 차리다사소한 것 같지만 한 사람의 종합적인 자질을 보여 줄 수 있으며, 한 측면에서 기관 간부의 전체적인 이미지를 반영할 수 있다.전화가 온 사람들은 많은 사람들이 너를 찾는데, 너는 아무렇게나 전화를 안 받게 하고, 특히 ‘당직 전화가 사람이 당직을 서지 않는다 ’는 현상으로 기관의 이미지가 어떻게 할인되지 않을 수 있겠는가?

현재 많은 부서가 세부 사항에서 착수하여 작풍 건설을 전개하고, 우리는 문명 규범접 전화 정돈 내용 중 하나로, 교육, 감독 등 수단을 통해 기관 직원들이 정확하고 문명, 예의 바르게 전화를 받도록 독촉하였다.

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3분의 원칙을 특히 강조해야 한다.이른바 ‘3분 원칙 ’이란 전화를 할 때, 전화를 걸어 자각적으로, 의식적으로 통화 시간을 3분 이내에 제한하지 않도록 하는 것이다.통화 시간의 기본 요구는 짧고 짧지만 길지 말고 매우 중요하지 않고 긴급하고 번거로운 사무는 일반적으로 통화 시간이 너무 길지 않다는 것이다.

1. 통화 전에 충분한 준비를 해야 한다.상대방의 성명, 전화번호, 통화 요점 등을 목록하는 것이 가장 좋다.이런 식으로 대화를 할 때 조리 부족, 지금 생각하는 문제를 피할 수 있다.

2. 내용이 간명하고 개략적이다.전화가 연결된 후 먼저 상대방에게 인사하는 것을 제외하고는 자보단위, 직무와 성명을 잊지 마라.다른 사람에게 전화를 연결해서 상대방에게 감사를 드립니다.전화중 연설은 반드시 실질적으로 해야 하며, 가장 꺼림칙하고 흐리터분하다.인사가 끝난 후에는 바로 주제로 달려야 한다.

3. 적당히.할 말은 이미 끝났으니 과감하게 통화를 종료해야 하며, 이미 말을 다 하지 말고, 여전히 반복적으로 진술하고 잔소리를 늘어놓아야 한다.그러면 상대방이 일을 꾸물거리고 소양이 부족하다고 느낄 수 있다.

비즈니스 전화에서 원칙적으로 전화를 걸어 온 쪽이 먼저 전화를 끊어야 한다.마이크를 내려놓을 때는 반드시 가볍게 놓아야 한다.

전화를 끊는 방법은 무시해서는 안 된다.수화기를 마구 던져 버리는 것은 전화 한 편에 대한 매우 불경이다.전화가 끊기기 전에 상대방은 줄곧 수화기를 귀에 대고 듣고 있다. "뚝" 하는 소리가 큰 소리로 상대방의 마음을 불쾌하게 한다.